이지로비 방문자 관리 시스템은 명함 스캐닝을 통해 이름, 회사, 직위, 연락처 등 방문객의 정보를 출입시간, 담당자 이름, 만료시간 등의 추가정보와 함께 자동으로 중앙 관리자 데이터베이스 파일에 저장한다. 효과적인 보안체계 구축이 가능하다.
전도유망한 모 중견기업의 보안관리자 A(48)씨는 최근 골머리를 앓고 있다. 회사 규모가 점점 커지면서 거래처 사람들이 드나드는 횟수가 많아짐에 따라, 방문객들의 신상정보가 기입되어 있는 방문자 관리대장을 엑셀파일로 문서화 시키는 과정에서 매번 어려움을 겪기 때문이다. 방문자들의 정보를 엑셀파일로 정리하는 작업은 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 일일이 옮겨 적는 과정에서 정보가 누락되거나 오류가 발생한다. 방문객들의 손 글씨를 알아보기 힘든 경우도 종종 있어서 업무에 어려움을 겪고 있다.
영업사원 B(32)씨는 수도 없이 걸려오는 스팸 전화와 자신의 SNS에 올라오는 이상한 음란 게시물로 인해 곤란한 일을 겪었다. 최근 거래처 건물에 출입하기 위해 로비 안내데스크에 비치된 방문자 관리대장에 소속, 연락처, 주소 등 개인정보를 기입한 것이 화근이었다. 관리대장에 개인정보를 기입하는 동안 이전 방문자의 개인정보를 그대로 볼 수 있어 께름칙했는데 역시나였다. 누군가가 B씨의 신상정보를 빼돌려 각종 성인물 광고업체에 팔아넘긴 것이다.
다행스럽게도 A관리자와 B사원의 고충을 해소시켜 줄 기술이 가까운 곳에 있다. 수기 방식의 방문자 관리대장의 문제점을 보완한 HID Global의 전자 방문자 관리 시스템 ‘이지로비(EasyLobby)’가 바로 그것이다. 이 이지로비 소프트웨어는 사내 출입보안 시스템과 연동되어 방문객들이 안전하고 간편하게 회사 건물을 출입할 수 있게 하며, 기존의 서면 방문자 관리대장보다 훨씬 스마트하게 방문객들을 관리할 수 있다.
스마트한 방문객 관리, 이지로비(EasyLobby)
이지로비 방문자 관리 시스템은 대개 건물 로비의 안내데스크에 있는 PC에서 운영된다. 방문객의 정보 등록부터 방문증 제공까지 전 과정이 자동화되는 것이 특징이다. 방문객이 신분증이나 명함을 데스크에 제출하면 이 명함을 스캐너가 스캔하여 OCR로 읽고 카드 프린터가 출입카드를 빠르게 출력해 낸다. 이와 동시에 담당 직원은 이메일 또는 SMS를 통해 방문객의 도착 알람을 받게 되고, 방문객은 이 임시 출입증을 가지고 사내에 입장할 수 있다.
기존에 직접 손으로 쓰던 방문자 관리대장은 자신 이전에 누가 다녀갔는지 한 눈에 볼 수 있는 등 사소한 부분을 놓치는 보안 실수 또한 적지 않았다. 반면 방문객에게 발급된 임시 출입카드는 최신 출입보안 시스템과 연계되어 기관이나 기업의 효율적인 출입통제를 가능하도록 한다. 방문객도 왠지 대우받는 것 같은 느낌이 드는 것은 물론이고 기업 입장에서는 더욱 효과적인 보안체계가 가능해지므로 일석이조인 셈이다.
신속하고 안전한 로비보안
이지로비 방문자 관리 시스템은 명함 스캐닝을 통해 이름, 회사, 직위, 연락처 등 방문객의 정보를 출입시간, 담당자 이름, 만료시간 등의 추가정보와 함께 자동으로 중앙 관리자 데이터베이스 파일에 저장한다. 이 때 건물에 입장이 허가되지 않은 사람이 발견될 경우 중앙 관리자 시스템은 보안 담당자들에게 자동 메일 경고가 발송되도록 할 수 있어 원치 않는 방문객을 차단할 수 있다.
방문객이 실수로 출입카드를 가지고 나가거나 분실하는 경우에도 건물은 안전하다. 출입카드를 가지고 건물을 벗어나는 순간 자동으로 체크아웃 처리 되어 해당 카드는 비활성화되기 때문이다. 이러한 기능은 화재와 같은 비상상황에서도 효력을 발휘한다. 방문자 관리 시스템을 통해 건물 내 남아있는 사람들의 신원과 위치를 파악할 수 있어 빠르게 대피시킴으로써 인명피해를 최소화할 수 있다.
대개 회사의 로비는 거래처, 파트너사, 신입직원 등 방문객들에게 있어 그 회사의 첫인상을 심어주는 중요한 공간이 된다. 또한 로비는 수많은 사람들이 자유롭게 드나들 수 있는 공간이자 회사에 입장하기 위한 일차적인 관문과도 같은 장소이다. 최신 출입통제 시스템과 완벽하게 통합된 방문자 관리 시스템은 회사를 방문하는 고객들에게 회사에 대한 긍정적인 이미지 뿐만 아니라 자신이 보호받고 있으며, 이 곳이 안전하다는 느낌을 심어줄 수 있다. 특히 고객사들의 방문이 잦은 업체일수록 중앙 네트워크 시스템과 통합된 방문자 관리 시스템은 더욱 빛을 발하게 된다.
박은주 기자 news2@icnweb.co.kr
